前期物业管理的思考

一、住宅小区前期物业管理的主要特征
　　1、前期物业管理是小区未建成的管理。住宅小区由单幢楼宇、组团组成，一个 10万平方米左右的小区不是一下子就全部建成的，往往要花几年才能建成。当小区第一批房屋建成出售后，随着业主的入住就需要物业管理，否则小区就成为一个无序的聚居地，秩序混乱不堪。
　　2、前期物业管理是由建设单位指定的公司实施的管理。国务院《物业管理条例》和建设部《前期物业管理招标投标管理暂行办法》规定，建设单位可以选聘物管公司实施前期物业管理。事实上，目前新建住宅小区绝大多数是由建设单位选聘的物管公司进行管理，而不是通过公开招投标来选聘物业公司。
　　3、前期从事物业管理的物管公司未经业主委员会选聘。对新建住宅小区来说，在业主入住前需要提前实施物业管理。物管公司先于业主入伙开展物业管理时，业主很少，没有成立业主委员会，谈不上物管公司由业主委员会选聘。如果到了大多数业主入伙后才实施物业管理，物管公司前期基础工作就无法开展。对于老小区来说，由于没有成立业主委员会，一直是由建设单位指定的物管公司实施管理，是否也叫前期物业管理，则另当别论。
　　4、细节的管理尤其突出。由于前期物业管理处于小区建设之中，各种配套设施不健全，管理的内容也在逐步扩展，但对管理的细节要求非常高。譬如在装潢过程中，物管公司既要口头说，墙上贴，还要现场盯。装潢户从地面向楼上吊木材，稍有不慎就会碰坏外墙，甚至毁坏门窗。如果不派人跟踪，一旦发生因业主装潢损坏公共部位事件，谁也不会承认，这种现象屡见不鲜。
　　5、面对的是全体业主。前期物业管理由于没有成立业主委员会，物管公司在实施管理中必须接受所有业主的咨询、质疑，既要及时解答处理属于物业管理的问题，又要收集反馈属于开发商答复处理的问题。工作量和工作的难度尽管比较大，但物管公司必须全力以赴做好工作，确保有比较高的业主满意率。
　　6、各种资料的收集量大。物业管理的基础在物业的基础资料是否齐全，前期物业管理是各种资料大量形成的时期，物管公司要更好地开展物业管理，必须注意收集、整理、保管好各种资料，例如物业的构成明细、物业公用部位明细、物业公用设施设备明细、各种管线和地下排水系统的图纸资料、业主装饰装修资料、业主反映物业存在问题整改情况资料等，都要及时收集分类建档，以便查考。
　　二、住宅小区前期物业管理的主要内容
　　1、房屋交接验收。房屋交接验收是开发商委托物业公司承办的一项重要工作，是物管公司实施前期物业管理的一项重要内容。由于开发商在交房之前已经请质检部门将房屋质量进行了检查验收，应该说房屋的质量已经符合居住要求，物管公司只是办理手续，收取有关费用，移交住房钥匙就完事了。事实上物管公司在交房过程中的工作远不止这些。除了办好正常的交接手续外，物管人员必须熟悉小区的规划建设情况，了解不同房屋套型的布局情况，了解小区配套设施的建设情况等等，以便于业主的查询。其次，要派人伴随业主看房，及时发现室内水电、门窗、墙壁、地面出现的瑕疵，解答业主提出的问题，记录好存在的问题，以便整改。三是要当作业主的面再次进行蓄水试验，没有问题请业主签字，以免业主在装潢时，因人为造成管根、地面向下渗水而推卸责任。
　　2、装潢管理。装潢管理是前期物业管理的另一项重要工作，也是容易引起房屋质量投诉的重要环节，弄不好就发生推诿扯皮。物管公司在业主装潢之前要制定周密的管理计划，将业主必须遵守的规则和要求公布上墙，以便业主了解和执行。一些高档住宅小区对装潢的材料，如砂子、水泥、木材、板材等可组织统一装卸，以免分散装卸时，碰坏墙壁、楼梯等公用部位和设施。其次要抓好装潢方案的审核，对违反房屋装饰装修规定的方案要及时发现纠正，做好说服解释。三是要不断巡查装潢施工现场，及时制止违规装潢现象。在巡查装潢施工过程中，重点是巡查水电安装，敲墙打洞阶段，俗称瓦工、水电工阶段，业主擅自更改装潢方案，拆改房屋墙体也就在这一阶段，这一阶段如果没有发生问题，一般情况下这一户的装潢就不会发生问题。
　　3、卫生保洁工作。卫生保洁工作是小区管理最直观最形象的环节，前期物业管理的卫生保洁应根据收费标准来确定保洁的方法和任务。通常情况下，前期物业管理的卫生保洁会出现这种情况，由于装潢的户数比较集中，前边扫了后边倒，保洁无法达到应有的效果，小区始终处于一种脏乱的状态。另外装潢工人随地大小便，个别业主图方便，从楼上向下抛杂物和垃圾，等等。针对这种实际，前期物业管理的卫生保洁首先必须抓好装潢垃圾的集中堆放和及时清运，减少灰尘污染。其次是加强宣传和督查力度，严禁装潢施工人员随地大小便和从楼上向下抛杂物的行为。三是抓好生活垃圾袋装化，减少生活垃圾随处放，苍蝇满天飞的现象。四是适当增加保洁力量，增加保洁次数，尽量使业主从一入住小区就感受到温馨整洁的环境。
　　4、抓好小区秩序维护。前期物业管理的安全防范工作，一是要抓好以防盗窃为主的安全防范，由于进出小区人员比较多且杂，加之小区安全防范的配套设施没有到位，容易给一些偷盗者可乘之机，因此要加强小区的巡查次数，记录好巡查情况，一经发现可疑情况要及时处置，发现失窃事件要及时报案。二是要对进出小区人员进行及时登记，装饰装修人员凭证进出，杜绝闲散人员进入小区。三是要充分利用好已有的安全设施，如防盗门、窗、电子对讲门等，减少失窃案件发生机率。四是抓好小区进出车辆的管制和疏导，特别是各种运送装潢材料的车辆，要及时装卸，避免长时间停留，以减少小区交通压力，维护好小区生活秩序。
　　5、协调各种矛盾。前期物业管理各种矛盾比较集中，譬如房屋质量问题，购房合同规定的内容没有兑现问题、小区配套设施没有到位问题、卫生保洁问题、小区安全秩序问题等，甚至因装饰装潢引起的邻里纠纷亦找物管公司协调解决。在这些矛盾当中绝大多数不是物管公司造成的，也不是物管公司能够解决的，但业主认为交了物管费，物管公司就应该负责解决。另外，业主认为既然开发商指定的物管公司，那么开发商与物管公司就是一家，发生问题理所当然找物管公司解决。对此，物管公司既不能将所有矛盾推卸给开发商，认为与己无关，更不能大拍胸口承诺解决。因为开发商既然指定物管公司实施前期物业管理，就希望物管公司能为开发商分忧解难，替开发商撑一把，如物管公司将业主反映的问题不分青红皂白，直接推到开发商身上，开发商不满意，业主也不满意。同时物管公司决不能将业主反映的问题一概承诺解决，尤其是一些涉及工程质量的问题更不能擅自做主，承诺解决的具体时间。物管公司对业主反映的问题，首先要分清性质，弄清情况，做好解释工作，以使业主了解实情真相和解决处理的程序。同时积极协调，根据存在问题的大小和难易程度，在最短的时间解决业主反映的问题。

　　三、前期物业管理中应把握的重点环节
　　1、签订协议。国务院《物业管理条例》规定："建设单位选聘物业管理企业的，应当签订书面的前期物业管理合同。"在前期物业管理中，无论是开发商指定的或是自己直接成立的物管公司，都是独立的法人，而且在房地产开发过程中开发公司与物管公司是两个不同的环节，一个是建房，一个是管房。以协议的形式赋予物管企业独立管理运作的权利，可以减少开发商不必要的干扰，更有利于物管企业提高自己的管理能力和服务水平。
　　2、合理收费。新建住宅小区前期物业管理收费要经当地物价部门批准才能实施，是一项政策性很强的收费项目。因此物管企业要根据小区建设的实际情况，合理确定收费标准，及时报物价部门审核批准后才能服务收费。有的物管企业由于不主动向物价部门申报收费，擅自确定收费标准，引起了业主的不满和投诉，受到物价部门的查处和经济罚款，既影响了物管公司在业主中的形象，又使企业蒙受了经济损失。因此，物管公司人员尤其是物管公司的经理既要懂得管理，更要熟悉有关的法律法规，要有依法经营的意识，切不可盲目蛮干。
　　3、处理好三者关系。前期物业管理中，存在着开发商、物管公司、业主之间相互关联制约的关系。虽然三者之间表现形式是一种契约关系，但开发商与物管公司是整体与部门的关系，是上下级关系，物管公司要听开发商的指挥。物管公司与业主是管理服务与被管理服务的关系，是主与从的关系，在管理上物管公司是主，业主是从；在服务上，业主是主，物管公司是从。业主与开发商的关系纯粹是一种买卖关系，契约关系，在业主与开发商之间，物管公司起着一种协调和媒介作用。在这三者关系之中，物管公司既不能得罪开发商，更不能得罪业主，因为前期物业管理结束后，物管企业能否继续在这里实施管理服务，不是开发商说了算，而是业主大会说了算。所以物管公司要特别注意协调好业主与开放商之间发生的矛盾，既要承担起开发商赋予的管理服务职责，为开发商排忧解难，又不能牺牲业主的利益，尤其对业主反映的问题，物管公司无法解决或无能力解决时，切不可盲目应允，给自己留下后患。以保证在前期物业管理结束后继续在该小区实施物业管理为最终目标。
　　4、安民告示。前期物业管理，是在新建住宅小区中进行的，业主来自五湖四海，个人的职业、品行、生活习惯各不相同，想法各异。物管公司作为小区的管家，要对小区的各项管理规定及早安民告示，可通过通知、公告、告示等形式将具体的规定和要求及时通知业主。规模较大的小区还可印制业主手册，将业主公约、小区建设规划、服务内容及标准、公众应急电话等集于一册，使业主不出门便知物管事，提高物业管理的服务水平 。