浅谈物业档案管理的原则、方法和措施

　　（一）档案资料管理的原则和方法
　　
　　1、做到全而细的原则：“全”指全面，包括物业管理工作的各个方面，不能有漏项；“细”指细致、细心，档案资料的收集、检查、整理、归档等各个环节工作要细心。
　　
　　2、切合实际的原则：所有记录是我们实实在在开展的工作，与实际要对应一致。
　　
　　3、连续性原则：要求档案资料管理工作要坚持不懈，要注意工作中各个环节的关联性，中途不能脱节，否则，就不符合切合实际的原则。
　　
　　4、按岗位进行分工，落实各项工作的责任人并开展培训。
　　
　　5、各部门根据公司质量管理部的范本建立出整套档案后，根据公司质量管理体系中编制的质量记录控制等程序定期并及时对本部门的档案进行收集、检查，做到项项工作有计划，实施及时，监督有力，最后有反馈意见，如果某一个环节实施不好，就必须重新制定措施，并实施、监督、反馈，使每一个环节都在一个闭环的控制中。
　　
　　（二）档案资料的管理方式
　　
　　

　　（三）档案资料的管理措施
　　
　　1、档案资料归档。大体分为两类：即ISO9000质量体现受控范围的档案资料、公司内部管理相关档案资料（非受控范围），受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行体系文件之《文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》及对应的作业指导书和质量记录；非控制范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行行政管理制度之《档案管理规定》。最终达到岗位责任分工细化、明确，分类清晰，使用合理，管理完善。
　　
　　2、档案资料的借阅。需借用人写《文件发放/借阅登记表》，由使用人签字和综合管理部资料责任人签字后，方可办理借阅手续；对重要、保密资料的借阅需经过管理处经理批准。一般的借阅时间为三天，三天后，资料责任人负责追回，如需续借，需部门负责人批准。借阅档案资料应注意要爱护档案，不得随意涂写、勾画；不得折叠和拆散；对保密的资料不得泄露机密，如有泄密、丢失或损毁，要立即追究当事者责任，资料的复印程序与借阅等同。
　　
　　3、档案资料的保密管理
　　
　　（1）在日常管理中，物业的档案资料管理由综合管理部统一管理保存。对重要的原始资料和保密资料采取按保密等级分为绝密、机密、秘密三级储存保管，其他资料为普通档案，不同密级的档案资料的运用和保管将区别对待，绝密和机密资料直接由管理处经理负责保管，秘密资料由综合管理部部长负责保管，普通资料由资料管理员负责保管。所有保密资料随时接受公司领导或质量管理部的检查。
　　
　　（2）档案资料管理人员必须严格执行国家和公司的保密制度，增强保密意识，接受保密教育和检查，严禁任何人以任何方式索取，泄露或擅自向外公布保密档案的内容。档案资料管理人员定期进行检查，发现问题及时向上级领导汇报后妥善处理解决，严防一切泄密漏洞情况的发生。
　　
　　4、档案资料的监督检查
　　
　　（1）各部门负责人会同资料管理员定期（按要求的日、周、月检查时间）对本部门的资料管理情况进行监督检查。
　　
　　（2）公司质量管理部日常定期组织人员对各部门的档案管理工作进行检查，每半年进行一次质量大检查，其检查结果直接与各岗位的浮动工资挂钩，公司及质量管理部本身每年接受第三方认证机构的监督审核。
　　
　　（3）通过参加市、省、国家各级物业管理考评工作来验证其档案管理工作的有效性。管理档案作为软件建设在考评工作中分数占据过半比例，现在，市、省、国家级物业管理考评均等同采用建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》，带标准考评面广，在东莞读物大楼的物业管理中，我们将积极参加物业管理考核评比，并在资料管理工作中力求创新。