谈物业设施设备接管验收工作

　物业设施设备接管验收，是指物业服务企业在承接物业项目时，对物业的公共部位、共用设施设备进行的、以主体结构安全和满足使用功能为主要内容的再检验，同时接受图纸、说明文件等物业资料从而着手实施物业管理。

　　接管验收的目的

　　物业设施设备接管验收是开展物业管理工作必不可少的重要环节，是物业管理的基础工作和前提条件，也是物业管理工作真正开始后的首要环节。它不同于房屋建筑的竣工验收，竣工验收工作的四方为：建设方、施工方、设计方、监理方。一般情况下，物业服务企业受建设方委托直接参与新建项目的竣工验收工作，但作为物业管理项目的接管验收，物业管理方不应直接对施工方。旧项目的物业管理接管验收还应当包括设施设备历史维修资料的档案交接。

　　物业设施设备接管验收的目的是明确业主和物业服务企业双方的责、权、利，维护各方的合法权益。这有利于提高物业设施设备管理的水平，确保物业设施设备的安全、可靠和平稳运行。

　　接管验收的工作依据

　　物业设施设备接管验收的工作依据主要包括：物业服务合同；设施设备各系统专业的国家、部颁、行业、地方有关设备和安装施工工程质量验收规范。如：《房屋接管验收标准》建标{1991}第19号，《商品住宅实行住宅质量保证书和住宅使用说明书制度的规定》建房{1998}102号，《房屋建筑工程质量保修办法》建设部{2000}第80号。

　　在正常使用条件下，建设工程的最低保修期限为：基础设施工程、房屋建筑的基础工程和主体工程，为设计文件规定的该项工程的合理使用年限；屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙的防渗漏，为5年；供热与供冷系统，为2个采暖期、供冷期；电气管线、给排水管道、设备安装和装修工程，为2年；其它项目的保修期限由发包方和承包方约定。

　　建设工期的保修期，自竣工验收合格之日起计算。

　　接管验收中的档案资料管理

　　完整的档案资料对于确保物业设施设备的正常运行具有重要作用，做好档案资料管理工作的目的在于实现规范管理、便于事后追溯，同时还可以作为管理证据。因此，设施设备的档案资料管理也是物业设施设备接管验收工作的重要一环。

　　物业设施设备的档案资料主要包括设备原始档案、设备技术资料和政府职能部门颁发的有关政策、法规、条例、规程、标准等强制性文件，以及设备使用、维修养护、修理、改造的运行管理档案。

　　具体来说，物业设施设备档案资料的管理包括两个环节，即建档和管理，而建档环节又包括建立设施设备原始技术档案和设备基础管理档案。

　　做好设施设备原始技术档案建立工作，首先要做好设施设备原始技术资料的收集。这些原始技术资料主要是在物业项目设施设备和系统承接查验双方交接时由交验方提交的竣工图纸、竣工资料和技术资料以及生产厂家的安装、维护、使用说明书与合同书等，承接方应安排专人按有关规范和制度的规定进行分类整理建档，永久保存，按借阅制度供查阅使用。设施设备的基础管理档案是随设施设备同寿命保存的。它主要包括：《设备登记卡》、《设备清单》、《设备台账》、《设备卡》等。

　　在设施设备的使用环节，物业服务企业还要注意建立设施设备的使用管理档案，这主要包括设施设备运行维护档案、维修改造档案以及报废档案。

　　设施设备运行维护档案的保存年限一般为3至5年，可定期处理。这一档案主要包括：设备运行日志、故障处理记录、巡检记录、事故处理报告、维修保养计划、维修保养报告、设备完好率检查评定、设备系统状态参数测定记录、设备及系统的专业安全检验报告等。

　　设备系统的维修、改造档案主要包括：设备、设施、系统的专项修理、大修、中修、改造计划以及实施合同、实施报告、验收报告等。

　　设施、设备报废档案主要是设备、设施的报废申请、评估情况和报废记录等。

　　对物业设施设备原始档案资料的管理必须做到规范管理、分类归档、严格遵守规章制度，原件不得带出资料室，由资料员保管和复制供应。

　　设备档案资料按每台单机整理，存放在设备资料档案内，档案编号与设备编号一致，按编号顺序排列，定期进行登记和资料归档，要求做到：明确设备档案管理责任到人；明确设备档案的归档路线，包括：资料来源、归档时间、交接手续、资料登记等；明确设备档案的内容和负责人；明确设备档案的借阅办法，防止丢失和损坏；明确重点设备档案，做到资料齐全，登记及时、正确；设备档案的变更、修改、填补要及时、准确。

　　接管验收工作的实施

　　物业管理单位在接管物业项目前，应组建接管验收工作组，按照设施设备系统，分系统、分专业、分工种对接管验收各技术专业人员进行必备的培训和组织现场勘探，明确工作责任与任务。其工作程序大致如下：

　　参加“接管验收协调会”，将物业接管验收方案通报各方；

　　按照建设方同各方会商的接管方案和国家、行业标准进行验收。对在验收中发现的问题进行逐项记录并由有关各方签字确认，每天结束后，各专业、各系统汇总当日验收情况，并将需整改的内容交给移交方；

　　接管方一旦接收该区域/机房（设备间）的钥匙，就立即进行封闭管理。移交方人员若再进入该区域，需严格按照接管方的规定进行登记并领取施工出入证；

　　不合格的问题，移交方按照甲方要求进行整改，并再次组织验收；

　　全部验收结束后，接管方汇总最终文件，参与验收各方代表签字，验收完成。对尚未完成的整改工作，必须在验收文件中逐项说明，接管方配合施工单位整改，逐步消项，在约定的时间内完成。

　　在设施设备的接管验收工作中，物业服务企业要对相关专业技术人员的岗位职责进行明确。首先由技术总负责人负责组织设施设备的接管工作，由其安排各系统工程师对所属系统设备开展清点验收；负责联系各方，检查、培训、协调各系统工作质量进度，解决发现问题，针对设施设备验收状况进行评估物业后期合理运行问题，在全部验收后向业主提出相关系统设施设备运行方面的合理建议。同时，企业还要安排专业工程师和技工接受原设备生产、安装、调试、管理单位的培训，使其掌握本系统的设备操作、运行方法并指导下属工程部技工接管、操作设备。

　　在设施设备接管验收的后期，物业服务企业还要特别重视遗留问题的交接处理，发现问题及时上报建设方（业主），并积极跟进整改情况。在接管中未能发现的问题，设备接管运行后注意检查收集，集中上报建设方并跟进处理情况。设施设备维修期内出现问题，均属维保问题，应及时与设施设备责任方沟通、处理。