房屋登记办法释义　第二十八条

　　第二十八条 房屋登记机构应当将房屋登记资料及时归档并妥善管理。

　　申请查询、复制房屋登记资料的，应当按照规定的权限和程序办理。

　　【要旨】房屋登记资料的管理和查询

　　【释义】本条是关于房屋登记资料管理和查询的规定。《物权法》第十六条规定，“不动产登记簿由登记机构管理”，第十八条规定“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供”，所以，房屋登记机构对登记资料的管理和查询服务，是法定的义务。

　　一、房屋登记资料的内容

　　对于登记资料所包含的材料，存在两种观点：一种观点认为，登记资料指所有与登记相关的材料，不仅包括申请人提交的资料和登记过程中形成的材料，还包括登记簿;另一种观点认为，登记资料仅限于登记簿。我们认为，登记资料理应包括登记结果以及产生结果的所有资料，也即是登记资料不仅包括房屋原始凭证以及登记过程所产生的派生资料，还包括登记簿。这与《物权法》、建设部2006年颁布的《房屋权属登记信息查询暂行办法》规定相一致。房屋原始凭证包括申请表、房屋权利设立、变更、转让、消灭或限制的具体依据以及申请人提交的其他资料;派生资料包括登记机构进行房屋登记、调查、权利的设立、转移、变更、消灭等工作中直接形成的文字、图表、声像等不同形式的资料。

　　二、房屋登记资料的归档和管理

　　档案管理对保护交易安全和实施房地产管理具有重要的意义。一是登记资料是确认房屋权利归属的主要证据，为解决房屋物权纠纷提供依据，有效保护权利人合法权益。二是房屋登记资料是国家实施房地产管理的重要参考依据，为了解房屋制度的变迁、制订房地产管理政策提供参考。三是房屋登记资料记录了登记环节的行为事实，及时归档保存登记资料有利于明确责任，落实责任追究制度。鉴于登记资料的重要作用和意义，房屋登记机构应当及时归档并妥善保管。我国档案管理法律对此也做出了明确的要求，《档案法》第十条、十三条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”、“各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用;配置必要的设施;确保档案的安全;采用先进技术，实现档案管理的现代化”。此外，《城市房地产权属档案管理办法》第九条、第十八条对房屋登记资料的管理也作了明确的规定：“每件(宗)房地产权属登记工作完成后，权属登记人员应当及时将整理好的权属文件材料，经权属登记负责人审查后，送交房地产权属档案管理机构立卷归档。任何单位和个人都不得将房地产权属文件材料据为己有或者拒不归档。国家规定不得归档的材料，禁止归档”、“房地产权属档案应当妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复;档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。未经批准，任何人不得以任何借口擅自销毁房地产权属档案”等，房屋登记资料作为原始凭证应当及时归档并妥善管理。及时归档和妥善保管房屋登记资料可以防止资料的损毁和丢失，保证资料的完整性和准确性，也为档案资料的利用提供了便利。

　　这里需要说明的，随着我国房地产市场的快速发展，房屋交易量不断增加，房屋登记量也随之迅速增加，致使房地产档案管理负担不断加重房屋登记机构应当加强房屋登记档案的的科学化、专业化和信息化管理。

　　三、查询、复制登记资料的规定

　　(一)关于查询、复制的权限。

　　1.查询申请人。本办法制定过程中，对哪些人可以查询、复制登记资料存在不同的意见。一种观点认为任何人都可以查询和复制。主要基于以下三点理由：一是物权公示的目的就是要公开登记资料，让社会公众都能知道物权归属的状况;二是权利人选择进行登记，就表明其不把说要登记的内容作为个人隐私，登记的资料就是要准备公开的，因此不属于隐私的范畴，也不属于商业秘密;三是允许一部分人查询、复制，而对另外部分人做出一些限制。还有一种观点认为，对于享有房屋物权而不想进行交易的权利人来说，没有必要使其房屋登记信息让社会公众都知道;对于想要购买房屋的当事人来说，也无需了解所有的房屋登记信息，而只需要了解对方需要出让房屋的物权信息。所以没有必要规定房屋登记资料向全社会公众开放。我国物权法采用了上述第二种观点，即房屋物权公示本来的含义或真正的目的，不是要求全社会的人都知道特定房屋的信息。房屋公示虽然针对不特定的人，但不特定的人并非全社会的人。登记资料只要能够满足可能和这个特定房屋发生联系的这部分人的要求，就达到登记的目的和公示的作用。许多国家对登记资料的查询、复制都做出某些限制。例如《瑞士民法典》第九百七十条规定，经初步证据证明为利益关系者，有权请求查阅不动产登记簿或请求就此制作内容摘要;《日本不动产登记法》第二十一条推定，任何人都可以交纳手续费，而请求交付登记簿的誉本、节本或地图及建筑物所在图的全部或一部的副本。并

　　且，以利害关系部分为限，可以请求阅览登记簿及其附属文件或地图、建筑物所在图。即使在登记簿内容比较公开的英国和澳大利亚，也规定不允许以权利人为条件查询。我国《物权法》第十八条规定：“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料。”对登记资料查询、复制的主体做出明确的限制。本条遵循《物权法》的基本精神，除权利人、利害关系人外，其他人不得对登记资料查询和复制。这里的权利人包括所有权人、他项权人以及预告登记的权利人;利害关系人一般包括房屋交易的当事人或潜在的交易当事人。《登记簿试行办法》第十四条规定，“个人和单位提供身份证明材料，可以查询登记簿中房屋的基本状况及查封、抵押等权利限制状况;权利人、利害关系人提供身份证明等材料，可以查询、复制该房屋登记簿上的相关信息。”当然，法律法规规定可以查询、复制登记资料的查询人不在此限，例如《土地登记资料公开查询办法》和《房屋权属登记信息查询暂行办法》都明确规定有关代理机构、国家机关、公安机关、检查机关、审判机关和纪检检察部门可按规定程序就相关资料进行查询。

　　2.查询范围。登记资料的内容包含不同的资料，查询机关应针对不同的主体对登记资料查询、复制内容的范围加以区分。登记信息可分为三类：一是向全社会公开、允许任何人查询的资料，这主要是登记簿记载的权利负担部分，包括是否设定抵押权、地役权、是否被查封等;二是登记簿记载的相关信息。按照《登记簿试行办法》第十四条的规定，权利人在提供身份证明材料、利害关系人在提供身份证明材料和证明其属于利害关系人的材料等，可以查询、复制该房屋登记簿上的相关信息。三是原始登记凭证。只有特定和有权查阅对象可以查询。对不宜向权社会公开的登记资料，查询、复制时应严格按照法律规定的程序进行。例如((房屋权属登记信息查询暂行办法》就针对不同主体，对原始登记凭证查询做出规定：房屋权利人或者其委托人可以查询与该房屋权利有关的原始登记凭证;房屋继承人、受赠人和受遗赠人可以查询与该房屋有关的原始登记凭证;国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门可以查询与调查、处理的案件直接相关的原始登记凭证;公证机构、仲裁机构可以查询与公证事项、仲裁事项直接相关的原始登记凭证;仲裁事项、诉讼案件的当事人可以查询与仲裁事项、诉讼案件直接相关的原始登记凭证;涉及国家安全、军事等需要保密的房屋权属登记信息，须经国家安全、军事等机关同意后方可查询。法律法规及有关规定不宜公开的房屋权属登记信息，其查询范围和方式按法律法规和有关规定办理。

　　(二)查询程序。查询人查询登记资料，应当向查询机关提供本人的身份证明，委托查询的，还应按规定提交相关的委托证明材料，并填写查询申请书。查询原始登记资料的，还应按规定提交其他证明材料。对符合规定的查询申请，查询机构应提供查询。查询机关应当为查询人提供便利，方便查询人查询、复制登记资料;查询人应当保持登记资料的完好，不得涂划、损坏登记资料。查询人要求出具查询结果证明的，查询机关应出具查询结果证明。除法律、行政法规另有规定以外，查询应当根据房屋编号、房屋权属证书号或登记证明号进行，利害关系人不得以权利人为条件查询。有关查询的程序、办法等，按《房屋登记信息查询暂行办法》有关规定执行。涉及国家机密的登记资料，按照保守国家秘密法的有关规定执行。